Os melhores truques de arrumação e limpeza no local de trabalho.
A ordem e a arrumação são tópicos de discussão diária em muitos lares. Mas não é só os pais stressados que pensam sobre este tópico – Goethe já escreveu estas linhas sobre manter a ordem: “O tempo rende muito quando é bem aproveitado”. E, em relação à conhecida declaração da ordem ser metade da vida, Heinrich Böll perguntou justificadamente “Em que poderia consistir a outra metade?”.
Na nossa opinião, a resposta a esta pergunta deveria ser “limpeza”. Porque sem limpeza, mesmo um local bem arrumado não causa uma boa impressão. E onde é que a ordem e a limpeza podem ser mais importantes do que onde queremos ser produtivos e trabalhar eficazmente?
Neste artigo vai descobrir porque é que um local de trabalho limpo e arrumado é especialmente importante e conhecer os nossos melhores truques de arrumação e de limpeza para o seu local de trabalho.
4 vantagens de um local de trabalho limpo e arrumado.
Arrumar, classificar e limpar não são apenas uma ocupação útil para as pessoas fanáticas em arrumação. No local de trabalho, a limpeza e a organização devem ser uma prioridade máxima por várias razões:
- Impressão do cliente
Um local de trabalho bem conservado não é apenas importante para os seus colaboradores. Um escritório caótico e imundo transmite ao cliente uma impressão dos métodos de trabalho do seu parceiro comercial. - Poupança de tempo
Quando cada objeto é colocado no seu lugar, não é preciso perder tempo a procurá-lo. Mais estrutura no local de trabalho e fluxos de trabalho otimizados proporcionam uma maior produtividade. - Do ponto de vista da saúde
A desinfeção regular do equipamento de trabalho como, por exemplo, telefones, reduz os agentes patogénicos. As partículas de poeira são reduzidas e os problemas de saúde das pessoas que sofrem de alergias ou de asma são reduzidos. - Do ponto de vista do custo
Ao limpar e conservar o equipamento e os materiais de trabalho no escritório, estes permanecem em bom estado durante muito tempo, o que por sua vez tem um efeito positivo nos seus custos.
Sugestões inteligentes para um escritório arrumado.
1. Reduzir a acumulação de papel
Os folhetos para a próxima apresentação estão à sua direita, as notas da última reunião à sua esquerda, e inúmeros post-its com tarefas para fazer e lembretes estão colados ao ecrã: a sua secretária tem um problema de papel? Com a ajuda das três soluções seguintes, pode acabar com a acumulação de papel:
Notas digitais
Quer apenas escrever algo rapidamente para mais tarde? Então pode utilizar ferramentas digitais para notas ou lembretes.
Quadros e quadros brancos
Em vez de escrever todas as tarefas para fazer em pedaços de papel, é possível escrever muitas notas e listas em quadros brancos sem utilizar papel. O planeamento de projetos ou semanal pode ser facilmente registado nos quadros de planeamento.
Classificação regular
Se a utilização do papel for indispensável, deve eliminar os pedaços de papel velhos em períodos regulares. As folhas de papel de que ainda necessita devem ser organizadas de uma forma clara e facilmente acessível. Por exemplo, pode utilizar uma bandeja de classificação ou um quadro de classificação de documentos, onde pode classificar os documentos em diferentes compartimentos.
2. Utilizar sistemas de organização
Seguindo os passos referidos em cima, é possível reduzir o caos diário causado pelas folhas de papel espalhadas. Certifique-se também de que a sua bandeja de classificação não se torna num depósito para tudo. Os documentos que deseja guardar durante muito tempo devem ser arquivados em pastas.
Os documentos de várias páginas, os contratos ou as faturas que podem ser atribuídos a um projeto, ano ou cliente específico devem ser classificados por diferentes pastas. Dependendo de quantas pastas precisar, guarde-as de forma a poupar espaço numa coluna giratória, num carrinho para pastas de arquivo ou numa estantes de arquivo.
Manter a ordem com mais facilidade! Encontre a solução certa para o seu local de trabalho: sistemas de arquivamento, estações de classificação, quadros de planeamento e armários de escritório. Aqui encontra todas as ideias para criar sistemas de organização.
3. Limpar a secretária e as gavetas
Quais os objetos ou documentos que devem estar sobre a secretária? Todo o material de trabalho de que necessita diariamente deve ter um lugar permanente na sua secretária. Isto inclui, por exemplo, o planeador semanal, as canetas e outros utensílios de escrita, a pasta do projeto para hoje ou a pen USB.
Todos os outros materiais devem ser removidos e, em seguida, eliminados ou armazenados em gavetas. Aqui também se aplica a regra: organização com sistema! O material de que necessita mais frequentemente deve ser armazenado de forma a estar facilmente acessível. Os utensílios raramente utilizados, por exemplo, o stock de agrafos, podem ser armazenados mais atrás na gaveta.
Planear cinco minutos no final do seu dia de trabalho para arrumar a sua secretária, classificar coisas antigas e organizar coisas importantes. Além disso, deve determinar um “dia de limpeza” regular para fazer uma limpeza profunda e arrumar o seu espaço de trabalho, por exemplo, na última sexta-feira de cada mês.
Sugestões de limpeza práticas para o local de trabalho.
O seu escritório encontra-se exemplarmente arrumado, mas ainda consegue-se descobrir manchas de café na secretária e migalhas no teclado? A limpeza é importante para que a ordem sirva o seu propósito. Com as seguintes sugestões, consegue assegurar uma limpeza profunda e adequada do equipamento de trabalho e das instalações do escritório:
1. Utilizar meios de limpeza adequados
O tampo da secretária, o quadro branco, o ecrã do computador: cada uma destas superfícies deve ser limpa de forma diferente para que o material não seja danificado.
Dispositivos eletrónicos e ecrãs
Para superfícies de plástico como o telefone, rato ou teclado, o melhor é limpar primeiro com um desinfetante. No entanto, é necessário certificar-se de que nenhum líquido penetra nas fendas dos dispositivos eletrónicos. No final, deve limpar a superfície com um pano de microfibras seco. Os ecrãs só devem ser limpos com um pano de microfibras seco ou um ligeiramente humedecido com água.
Superfície da secretária
Secretárias revestidas ou mesas de plástico podem ser limpas com spray de limpeza ou toalhetes de papel embebidos. Se for um tampo de mesa em madeira, jogue pelo seguro e use apenas um pano de microfibras humedecido com água.
Quadros brancos
Para manter a brancura do seu quadro branco, é melhor limpá-lo regularmente e apenas com a espuma de limpeza apropriada ou panos de limpeza especiais.
2. Limpar adequadamente conforme as instalações
Dependendo da utilização das diferentes salas, estas devem ser limpas em intervalos e intensidades diferentes.
As alcatifas não devem ser apenas aspiradas, como também limpas profundamente em intervalos regulares. Um carrinho de limpeza é a melhor solução para os pavimentos de ladrilhos.
As instalações sanitárias devem ser completamente humedecidas e desinfetadas uma a duas vezes por dia, dependendo do número de utilizadores. A limpeza profunda inclui também o reabastecimento regular de produtos sanitários, tais como loção de lavagem para mãos e toalhetes de papel. Portanto, assegure-se sempre de que dispõe de um fornecimento suficiente dos produtos de higiene mais importantes.
A cantina ou cozinha deve ser limpa uma a duas vezes por dia, dependendo do âmbito de utilização. Também não se esqueça de limpar o equipamento de cozinha, tais como as máquinas de café e os bebedouros.
As instalações especiais, tais como as oficinas, as instalações de produção e os armazéns requerem frequentemente uma grande limpeza com máquinas de limpeza de alta pressão ou aspiradores a molhado.
3. Eliminar corretamente os resíduos
A eliminação adequada dos resíduos também faz parte de uma limpeza completa dos escritórios. A seguir, reunimos para si algumas sugestões para a eliminação:
- A melhor maneira de reduzir a quantidade de resíduos no seu escritório é evitar produtos em embalagens de plástico e reduzir o consumo de papel, por exemplo, através da utilização de ferramentas digitais.
- Os baldes de lixo nas instalações sanitárias e na cantina devem ser esvaziados diariamente, enquanto os resíduos de papel puro podem ser eliminados nas secretárias, por exemplo, dependendo da quantidade de papel acumulado.
- Para cantinas ou espaços sociais, o melhor é instalar sistemas de eliminação de lixo maiores e para escritórios ou secretárias individuais, bastarão baldes do lixo mais pequenos.
- Os resíduos especiais, tais como baterias, óleos ou substâncias perigosas na produção, no armazém e na oficina devem ser eliminados de acordo com regulamentos especiais.
Esperamos que as sugestões neste artigo o ajudem a ter um local de trabalho agradável e limpo. Teremos todo o prazer em aconselhá-lo sobre o equipamento de escritório, artigos de limpeza e produtos sanitários adequados.
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