Planear e realizar o inventário de forma eficiente

O inventário regular na sua empresa ajuda a determinar o “stock real” atual, abrange todos os ativos tangíveis (inventário físico), ativos e passivos intangíveis correntes (inventário contabilístico) e imobilizados, ou seja, veículos, máquinas e equipamentos (inventário).

Pelo menos uma vez por ano, num dia fixo, existe a possibilidade de garantir, através do inventário, que o registo contínuo de entradas e saídas no sistema de gestão de mercadorias e na contabilidade da sua empresa seja executado corretamente.

Em resumo, o inventário regular na sua empresa:

O inventário anual não serve apenas como controlo para a repartição de finanças. O inventário é também uma ferramenta útil para a sua empresa verificar a contabilidade interna e comparar o inventário teórico com o real.

A repartição de finanças prescreve um inventário para a sociedade, se a empresa tiver de ser declarada no balanço patrimonial. No entanto, mesmo para as empresas mais pequenas que não são obrigadas a preparar dados financeiros, faz sentido um inventário voluntário para verificar a situação financeira real.

Conselho do especialista: durante o inventário, não se concentre apenas nas mercadorias do seu armazém. Também os bens da classe C, isto é, artigos que não estão diretamente envolvidos no valor acrescentado da sua empresa, devem ser listados. Isso refere-se, por exemplo, a materiais de escritório ou artigos de limpeza.

Normalmente, é necessário um inventário em vários momentos: no momento da fundação da empresa, e quando ocorrem mudanças de pessoal na administração e regularmente no final de cada ano fiscal.

Para a maioria das empresas, o ano fiscal coincide com o ano civil, razão pela qual a data de referência do inventário anual é normalmente 31 de dezembro. Muitas vezes é impossível realizar o inventário completo num dia. Portanto, os diferentes tipos de stock permitem registar o stock antes ou depois da data fixada para o encerramento do exercício (consultar Tipos de inventário).

O inventário em data fixa é o tipo mais comum de inventário físico. O inventário completo é executado na própria data do balanço.

É permitido um inventário com deslocamento temporal de, no máximo, dez dias antes ou depois da data fixada para o encerramento do exercício. Neste caso, qualquer modificação de quantidade e valor no stock dentro desses dias deve ser retroativa ou atualizada para o stock real na data do balanço usando documentos.

Atenção: não se trata de um inventário por amostra em que o inventário é realizado por amostras representativas. Este tipo de inventário deve ser solicitado oficialmente na repartição de finanças e só é aprovado para empresas muito grandes sob certas condições.

No inventário permanente, o stock é registado em diferentes grupos de mercadorias em dias diferentes ao longo do ano. Uma vez por ano, numa data do balanço fixa, é executado um inventário físico de todos os grupos de materiais para comparar o stock teórico com o stock real. Para economizar recursos e tempo, pode-se escolher um dia em que os níveis de stock no armazém estejam baixos.

Este é um tipo de inventário atrasado no tempo. No caso de um inventário físico deslocado, o inventário pode ser executado três meses antes ou dois meses depois da data real do balanço. No entanto, o stock real na data do balanço real permanece decisivo. Isso deve ser atualizado ou recalculado com base no valor.

O inventário deslocado permite maior flexibilidade. No entanto, também contém algumas armadilhas, uma vez que quaisquer modificações no stock devem ser documentadas exatamente para a atualização correta ou cálculo retroativo ao longo dos meses.

Atenção: este tipo de inventário deve ser solicitado antecipadamente na repartição de finanças.

O dia para o inventário nos seus escritórios é melhor definido num período em que há pouco movimento na empresa.

O mesmo se aplica ao stock no armazém. Observe também: um bom momento para o inventário físico é quando existe pouco stock em armazém.

Os tipos de inventário com deslocamento temporal dão-lhe alguma flexibilidade no início. No entanto, não se esqueça de planear tempo adicional para reconstruir o stock na data do balanço. Quanto mais dias houver entre o dia de registo e a data do balanço, maior será o seu esforço.

Dependendo do tamanho do seu negócio, o inventário pode demorar algumas horas, um dia ou vários dias. Em caso de dúvidas, planeie um pouco mais de tempo para evitar erros negligentes devido à pressão de tempo.

Muitas empresas até realizam o inventário fora do horário normal de trabalho, a fim de poder concentrar-se totalmente na tarefa.

Avalie se é possível executar o inventário físico com os próprios trabalhadores ou se faz sentido contratar pessoas para realizar o inventário.

Mesmo que a ajuda adicional seja outro item de custo, em muitos casos ainda vale a pena o esforço. Assistentes de inventário experientes geralmente completam o inventário de forma rápida e fiável, enquanto seus próprios funcionários não são deslocados do seu próprio trabalho.

As pessoas de fora também têm uma visão imparcial da situação na sua empresa, o que facilita a deteção de discrepâncias. Se realizar o inventário com seus próprios funcionários, estará a usar o funcionário num departamento diferente, isto é, ele não está no seu ambiente de trabalho diário.

Durante o inventário, os funcionários devem idealmente trabalhar em equipas de dois. Um funcionário escreve e o outro conta. Desta forma, consegue minimizar os erros e o inventário é realizado com mais rapidez.

Se decidir contratar pessoal para realizar o inventário, os ajudantes geralmente já conhecem o modo de procedimento normal. Se utilizar os seus próprios funcionários, estes devem ser sempre lembrados das regras antes de fazer o inventário.

Durante o registo dos artigos é aconselhável proceder da esquerda para a direita e de cima para baixo. Uma vez que uma equipa tenha completado uma área, esta deve ser marcada para evitar duplicação. As listas de inventário devem ser preenchidas de forma legível e em caracteres de imprensa. Se necessário, deve estabelecer orientações para a ortografia dos números, a fim de evitar confusões posteriores.