Sistemas de organização: deixe de procurar. Encontre.

Só percebemos se o sistema de organização no escritório funciona verdadeiramente em situações como uma inspeção fiscal ou o balanço anual. Se os seus colaboradores procuram aflitos este ou aquele formulário de encomenda, está na altura de pensar melhor no seu sistema de arquivo e encomendar os correspondentes sistemas de classificação na {cms.var.company_name}. Na organização de processos diária, uma logística de informação bem pensada é fundamental para que tudo decorra sem problemas.

Porque é que a organização é importante num escritório?

Mesmo com a digitalização a pleno vapor, manuseia-se ainda muito papel num escritório e, como tal, este não perdeu importância enquanto suporte de dados. Este papel, em forma de pastas, documentos, formulários de encomenda e afins deve estar à disposição do colaborador certo, no momento certo.

Se tal não acontecer, pode perder-se uma encomenda, porque o colega responsável não encontrou todos os documentos. Ou uma tarefa pode acabar por ser feita duas vezes, porque o colaborador não sabia que já existiam documentos relacionados.

Basicamente, os sistemas de organização e os princípios de classificação associados cumprem os requisitos mais importantes de uma organização de processos perfeita: cada colaborador sabe o que tem a fazer. Os responsáveis têm uma perspetiva sobre as tarefas e pedidos ativos e podem conceber planos semanais em conformidade que, por sua vez, ficam imediatamente à vista de todos os colaboradores relevantes.

Qual o sistema de organização adequado para cada situação?

Na {cms.var.company_name}, encontra sistemas de arquivo para a área de produtos Escritório, mas também sistemas de classificação para armazéns, oficinas ou para pavilhões de produção. Assim, pode utilizá-los sempre de forma flexível e adequada ao seu negócio, mesmo que determinados produtos façam mais sentido num determinado ambiente:

Os quadros de classificação e planeadores para oficinas fazem parte do planeamento e transmissão de informações no que respeita a tarefas e pedidos ativos. Neste caso, por exemplo, as descrições de pedidos ou listas de encomendas são classificadas por colaborador e por dia da semana, organizando assim também vários outros níveis.

Os distribuidores de correio poupam-lhe tempo na entrega de cartas e pacotes diretamente aos destinatários, enquanto as estações de classificação e organização para escritório ou oficina tratam do caos das pequenas peças soltas.

As típicas informações de escritório em pastas ficam mais bem classificadas e facilmente acessíveis em colunas giratórias.

Como criar um escritório bem organizado?

Ao encomendar novos sistemas de organização em {cms.var.company_name}, deve examinar de forma crítica o seu anterior sistema de arquivo. A questão é: o colaborador X encontra sempre a informação Y?

Para tal, deve examinar não só conhecimentos gerais relevantes, por exemplo, em pastas ou no planeamento semanal, mas olhar também para as secretárias dos seus colaboradores: existem nestes depósitos de classificação para que cada colaborador possa organizar as suas tarefas?

Em muitos escritórios, o sistema de classificação é uma estrutura desenvolvida que é transmitida como conhecimento implícito. Este sistema mostra o seu lado negativo geralmente quando a transmissão de conhecimentos de veteranos para novos colaboradores falha. É por isso que deve etiquetar todos os sistemas de arquivo com todas as secções de forma clara e, além disso, para uma maior clareza, trabalhar com códigos de cores para pastas ou determinados departamentos ou colegas.

Finalmente, é ainda necessário verificar o local de uma determinada fonte de conhecimentos: todos podem consultar o seu correio independentemente do sistema de turnos? Todos os colaboradores relevantes têm acesso às pastas de encomendas ou devem esperar até que o secretariado as preencha? Sabem onde são armazenados os materiais de escritório e têm acesso a estes?

A {cms.var.company_name} disponibiliza o produto certo como resposta a todas estas questões. Se pudermos ajudar na sua seleção, contacte-nos.

Paperflow Sistemas de organização