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Visualização no armazém e na produção: com o Kanban, para uma maior eficiência

O local de utilização é o que melhor sabe o que precisa para a produção: esta é a ideia básica do Kanban. O sistema de controlo de produção japonês estabeleceu-se em muitas unidades de produção modernas e tornou-se parte de uma gestão ágil moderna. Para beneficiar da redução dos custos, do aumento da eficiência e de um fluxo de material impecável, é necessária transparência, uma comunicação clara e a visualização correta.

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Princípio Pull em japonês: o Kanban nas empresas

Na sua forma essencial para o fabrico e a produção, o Kanban transforma estruturas clássicas de aquisição e de fluxo de materiais. Se as mercadorias necessárias forem solicitadas por uma entidade central de planeamento e atribuídas aos respetivos locais de processamento de outra forma, o local de utilização no Kanban aciona esses processos, consoante as necessidades e no momento certo.

Este princípio Pull combina os departamentos centrais da empresa – Compras, Logística, Armazém e Produção – idealmente, de forma tão eficaz, que a necessidade de espaço de armazenamento e os custos de aquisição são reduzidos, enquanto os tempos de fluxo são, ao mesmo tempo, otimizados e todo o processo se torna mais transparente, flexível e fiável.

As vantagens são entretanto transferidas também para outras áreas da empresa, como o Marketing ou o processo de Recursos Humanos. Em muitos aspetos, os fatores Kanban sobrepõem-se a outros métodos como o Scrum, sendo todos abrangidos pelo conceito de gestão ágil. O foco reside sempre nos seguintes aspetos:

  • O fluxo de trabalho é apresentado por meio de visualizações tornando-se, portanto, mais fácil de controlar
  • O fluxo de trabalho é dividido em subunidades ou tarefas menores e, deste modo, torna-se mais transparente
  • O fluxo de trabalho não é alterado imediatamente; este pode ser otimizado de modo evolutivo no processo


O princípio Pull também se aplica no contexto mais amplo do Kanban: um colaborador só pode realizar um certo número de tarefas ao mesmo tempo. Apenas quando ele tiver novamente capacidade dentro desse número é que a posição a montante pode fornecer mais material. Muito importante: a posição executora vai buscar as suas novas tarefas à própria posição anterior – estas não são simplesmente transferidas.

Tal permite evitar congestionamentos e identificar necessidades ou problemas muito mais claramente. O Kanban é ainda mais promissor no fabrico e na produção dos seguintes pontos de vista:

  • Armazenamentos de stocks mais reduzidos de uma mercadoria no respetivo local de utilização permitem diminuir os percursos e aumentar a transparência
  • Um escoamento e fornecimento assíncronos otimizam as respostas às variações na capacidade
  • Encomendar de acordo com as necessidades permite uma adaptação flexível às alterações na produção
  • Não há manutenção de reservas, uma encomenda atempada e a comunicação clara são cruciais
  • Os meios mais simples de visualização tornam evidentes as necessidades reais

Resumo: o Kanban vive da representação

A importância da visualização e da comunicação já se encontra enraizada no nome do sistema. Em japonês, Kanban significa “cartão (de encomenda)” e representa o suporte central de informações que acompanha e aciona o fluxo de uma mercadoria. Atualmente, este cartão é em geral concebido com um alto grau de tecnologia e digitalização, mas desde a introdução do princípio na Toyota em 1947, quase nada mudou a nível de estrutura.

Para além dos cartões Kanban, os quadros Kanban desempenham um papel decisivo. São o quadro central de informações sobre o fluxo de trabalho e, essencialmente, são estruturados de forma simples:

  • Três colunas: Tarefas (To Do), Em processamento (Doing), Resolvidas (Done)
  • Cada tarefa individual é situada como Ticket na respetiva coluna e movida segundo o estado de trabalho


Esta estrutura básica pode ser facilmente aperfeiçoada, mas segue sempre o mesmo princípio. Com cores diferentes para os Tickets ou uma divisão mais precisa da coluna do meio, o quadro Kanban pode tornar-se um instrumento poderoso de controlo:

  • Ilustra o estado atual do fluxo de trabalho de forma organizada
  • Mostra congestionamentos, responsabilidades e/ou capacidades
  • Substitui longas reuniões e explicações demoradas
  • À medida que os colaboradores adquirem mais experiência com o Kanban, torna-se cada vez mais eficaz
  • Graças às descrições claras das tarefas, os colaboradores podem iniciá-las/concluí-las de forma independente


É importante que prevaleça alguma disciplina ao lidar com Kanban e o quadro de planeamento e que os processos ou projetos representados não se tornem muito complexos. No fabrico e na produção, por exemplo, pode ser útil criar o quadro Kanban para complexos de fabrico individuais e colocá-lo nos melhores locais. É claro que este quadro Kanban também deve representar uma oportunidade para dar feedback, o qual, gradualmente, permite a otimização do processo.

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Ferramentas online vs. quadro Kanban: que método de visualização é melhor?

Muitas ferramentas online de gestão de projetos bem-sucedidas baseiam-se no Kanban e catapultaram o quadro branco para a rede. No entanto, a importância da variante analógica não é diminuída; pelo contrário. A escolha entre quadros brancos e quadros Kanban é, em muitos casos, uma decisão importante que faz todo o sentido. Segue-se uma comparação dos dois métodos:

Quadro Kanban analógico

  • para equipas no local
  • sempre visível, sempre presente
  • panorama geral imediato das alterações
  • o nível de detalhe é limitado pelo espaço disponível
  • maior nível de formalização e sentido simbólico
  • quadro puramente informativo
  • assunto de conversa direto nas reuniões
  • instantâneo
  • gestão mais simples do quadro

Quadro Kanban virtual

  • para equipas virtuais e descentralizadas
  • apenas visível quando se encontra online
  • as notificações de e-mail perdem-se rapidamente
  • possibilidades infinitas de divisão do quadro
  • possibilidade de integração de muitas informações em cada Ticket
  • ferramenta de trabalho através de ligações/referências, etc.
  • integra a tecnologia na apresentação
  • alterações claras através de registos
  • a gestão do quadro deve ser introduzida

Nestas condições, o quadro Kanban analógico demonstra os seus pontos fortes na unidade de produção ou no departamento e associa diretamente a representação do processo à implementação “real” das tarefas no local. Além disso, o espaço limitado disponível é a oportunidade perfeita para pensar nas tarefas e nas responsabilidades de forma mais rigorosa em termos de eficiência.

Tal como o Scrum, o Kanban vive de reuniões diárias de curta duração, que, idealmente, têm lugar diretamente no quadro e de pé. As perguntas centrais (quem faz o quê, o que está pendente, onde há problemas) podem ser respondidas muito rapidamente e o registo das alterações no quadro é uma tarefa comum rápida e implementada por todos os participantes na reunião.

O quadro virtual, por outro lado, é a ferramenta perfeita para tarefas e processos que são implementados virtualmente de qualquer maneira – por exemplo, a conceção de uma nova exposição da empresa ou o controlo de todas as atividades online. Neste caso, é necessária uma fase de familiarização e a formação do utilizador. Mas uma vez que o processo tenha sido introduzido, reduz significativamente o esforço associado a solicitações por e-mail ou telefone. Além disso, a ferramenta online é um arquivo de processos que pode ser utilizado em revisões e outras atividades ágeis.

Embora tal não seja diretamente possível com um quadro Kanban físico, com os desenvolvimentos técnicos para apresentação e moderação também não constitui qualquer problema. Com o kit da Capture APP, é possível digitalizar capturas de imagem de quadros brancos analógicos e processá-las posteriormente de acordo com determinados padrões.

Em última análise, no entanto, é essencial que os quadros Kanban e outros auxiliares de visualização sejam apenas um apoio. O cerne de todas as atividades da empresa ágil é a comunicação adequada e a cooperação entre os colaboradores. Pode, contudo, ajudá-los com o equipamento certo. A nossa equipa terá todo o gosto em ajudá-lo pessoalmente a escolher estes produtos.

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