Escritórios grandes com espaços abertos – tendência ou histeria

2020/07/01

Distâncias curtas, maior intercâmbio, maior perceção, mais luz e mais ar. É isso que as empresas procuram ao optar cada vez mais por escritórios grandes com espaços abertos. À medida que o mundo empresarial se torna mais digital e os funcionários deixam de estar presos a uma mesa fixa, os postos de trabalho chegam mesmo a ser padronizados. Pode sentar-se em qualquer mesa, retirar-se para espaços destinados a grupos de reflexão e salas de conferência, ou trabalhar a partir de casa. Esta é a tendência atual, e quem não segue as tendências, fica pelo caminho. Todo um novo mundo empresarial, aberto, só pode ser positivo, certo?

Infelizmente não. Todos os que trabalham em escritórios grandes com espaços abertos conhecem os aspetos negativos. Por exemplo, o nível de ruído que ocorre quando várias pessoas na sala falam simultaneamente ao telefone ou debatem rapidamente uma ideia. E como nem sempre sabemos com antecedência quanto tempo vai demorar uma conversa telefónica e qual o telefone que vai tocar a seguir, este incómodo sonoro pode ser muito desagradável. Muitos conceitos de sala anulam ainda qualquer personalidade e individualidade. Algumas pessoas até têm a sensação de descaracterização. Funcionários idênticos, com o mesmo aspeto e sentimento, como se de máquinas se tratassem. Parece quase histérico, mas se olharmos de forma crítica para os escritórios grandes com espaços abertos, não é assim tão exagerado.

Mas qual a solução? Voltar aos escritórios individuais e voltar a erguer rapidamente paredes? Não, essa não é a solução. Recolhemos ideias e soluções para si, que o podem ajudar a seguir tendências sem histerias.

Maior Intercâmbio – como promover diálogos rápidos, mantendo a calma

Assumindo que encontra um problema enquanto trabalha e sabe exatamente quem pode ajudar, então está claro: dirige-se à pessoa e pede ajuda diretamente. Juntos podem resolver o problema imediatamente. É assim que funciona o trabalho de equipa. Estará a incomodar os outros que partilham a mesma? Sim, mas só se uma “chamada curta” demorar 30 minutos. Estas situações devem ser evitadas.

Por favor, sim

  • Se quer debater um assunto com um colega, faça-o no posto de trabalho dele
  • Fale conscientemente num tom baixo
  • Retirem-se para uma sala ou zona de comunicação se a conversa demorar mais tempo do que o esperado

Por favor, não

  • Não fale alto para a outra ponta da sala; dirija-se ao posto de trabalho do colega
  • Não fale alto nem grite
  • Não fale mais de quinze minutos seguidos em espaços abertos

Opções para quem partilha o espaço

  • Utilização de auscultadores com cancelamento de ruído se a conversa dos colegas o distrai
  • Peça educadamente aos seus colegas que continuem a conversa noutro local

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Maior Perceção – como manter a concentração dos funcionários apesar do movimento

Se trabalha num escritório grande com espaços abertos e se senta diretamente no corredor, poderia utilizar um contador para contar as pessoas que passam pelo seu posto de trabalho. No entanto, não queremos que se concentre nisso. Manter o foco nestas situações não é assim tão fácil. Aqui estão quatro maneiras de se proteger destas distrações:

Divisórias laterais

Instale armários de arquivo na lateral das mesas para demarcação adicional e isolamento de ruídos.

Plantas

Plantas colocadas em cima da mesa ou, preferencialmente, em cima das divisórias laterais ajudam a manter os olhos no trabalho. Idealmente já nem vai reparar nos colegas que passam.

Por favor, não perturbe

Coloque um sinal que deixe bem claro a quem passa que não quer ser perturbado. Perde efetivamente um cumprimento ou um sorriso, mas mantém o foco.

Gostamos uns dos outros

O trabalho é “às vezes” mais importante do que um olá. Todos os funcionários devem perceber que a ausência de um cumprimento não deve ser entendida como falta de empatia. Fale nisso com a equipa.

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Mais Luz – como dar a luz certa a cada pessoa

Especialmente em escritórios grandes com espaços abertos, em que é difícil ter uma iluminação individual, a luz natural assume grande valor. Já devem existir janelas em número suficiente em torno dos postos de trabalho. Idealmente a luz natural deve ser reproduzida por uma luz artificial. Os especialistas defendem a luz biodinâmica. Além de uma boa iluminação, existem outros aspetos importantes que protegem a nossa visão durante o trabalho:

  • Persianas ajustáveis, persianas de rolo e persianas de fita impedem o encandeamento com a luz exterior. As persianas, em particular, devem ser ajustadas corretamente: posicionar sempre as lamelas curvas de modo a garantir luz ambiente difusa suficiente, sem que a radiação solar bata diretamente nas janelas. Se a persiana estiver corretamente posicionada, apenas metade das lamelas estão ao sol, sendo que a outra metade fica à sombra.
  • Idealmente, a sua solução de iluminação deve consistir numa combinação de luz natural (janela do lado direito ou esquerdo), luz direta (luminária de teto), luz indireta (luminária suspensa por cima do posto de trabalho) e uma luminária de mesa (luz individual e pontual).
  • As secretárias e os ecrãs devem ser colocados no ângulo correto em relação à janela: a secretária o mais perto possível da janela, na transversal, os ecrãs em ângulo reto com a janela, de modo a não refletir luz e a não projetar sombras na zona de trabalho.
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Mais Ar – e como melhorar o ambiente interior

Em escritórios grandes com espaços abertos, o ar é pesado de manhã, condimentado ao meio-dia e tem cheiro a mofo à noite. Um ambiente interior adequado é essencial para um trabalho concentrado e saudável. Dores de cabeça, sonolência ou falta de concentração podem ser rapidamente causadas por um ambiente interior de má qualidade. Normalmente há falta de oxigénio. Abrir as janelas nem sempre é a melhor solução – especialmente nas grandes cidades ou no meio do verão. É por isso que existem hoje em dia sistemas de ar condicionado modernos que alimentam os escritórios de ar fresco. Filtram o ar sujo do exterior e transferem-no arrefecido para os escritórios. Para além do ar condicionado, existem as seguintes opções para melhorar o ambiente interior de escritórios grandes com espaços abertos:

Purificadores de ar

Obrigatório se existirem pequenas partículas libertas pela impressora, PC ou materiais de construção afetarem o ar interior. Os purificadores de ar filtram-nos e podem minimizar a propagação de vírus, bactérias e esporos.

Humidificador de ar

O princípio de funcionamento do humificador de ar combina a limpeza do ar com a sua humidificação ideal. A humidade do ar é constantemente medida para que a quantidade certa de humidade seja libertada para o meio ambiente, quando necessário. O valor ideal de 40 – 60% de humidade relativa é mantido.

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A opção “exterior”!

Apesar de todas estas novas e maravilhosas opções para o interior, a ida para o exterior ainda é a melhor opção. Por isso, nunca se esqueça de apanhar sol e vitamina D e desfrutar da natureza. Uma incursão ao exterior, mesmo que apenas por dez minutos, é muitas vezes o melhor remédio contra o stress e a exaustão.