Preguntas e respostas sobre os métodos ágeis
Quão ágil é a sua empresa?
"Agilidade": uma palavra em voga que certamente também já circula pela sua empresa. Quase todos falam sobre a mesma, mas muitos nem sempre sabem exatamente o que significa. E com razão, pois o contexto em que a palavra se insere é importante para a compreensão global. Na massa de diferentes conceitos sobre os métodos de trabalho ágeis, por vezes, podemos acabar confundidos.
Para que a agilidade não se torne apenas um entusiasmo passageiro na sua empresa, mas sim uma atitude, os seus colaboradores têm de conhecer o significado, o processo e os métodos do trabalho ágil. Para isso, fizemos uma compilação das perguntas mais frequentes e respondemos às mesmas. Talvez encontre algo que também ainda não sabia acerca da agilidade.
O que é o trabalho ágil? O que significa o conceito?
Trabalhar em conjunto numa empresa ágil, coloca o trabalho de equipa em destaque.. O papel clássico do director, que assume a responsabilidade, e do trabalhador, que realiza será eliminado. O novo lema: "Trabalhe inteligentemente, não mais", porque quando no referimos a trabalho ágil, uma equipa sempre assume a responsabilidade conjunta pelas decisões tomadas. A direcção tem a tarefa de apoiar e gerir a sua equipa.
Explicação do conceito
Que princípios tem por base o trabalho ágil?
- O cliente é que sabe: o foco de todos os métodos ágeis é satisfazer o cliente. Ou seja, os seus problemas e as suas expetativas são colocados no centro de todos os métodos ágeis. Além disso, neste contexto, o conceito de cliente pode ser interpretado literalmente ou pode também descrever compradores internos da empresa que fizeram uma encomenda.
- O processo de trabalho ágil ocorre sempre em equipa. A própria equipa organiza-se, trabalha em estreita colaboração e age de forma independente. Geralmente, considera-se que a dimensão ideal de uma equipa é de cinco a oito pessoas.
- A colaboração num projeto deve ser de livre vontade, para que o nível de motivação seja alto e assim se mantenha. Devem ser sempre disponibilizadas as ferramentas necessárias, uma vez que a falta de meios e recursos pode limitar o sucesso. Obviamente, isso nem sempre é possível. Nesses casos, tal deve ser também comunicado e informado, de modo a não frustrar os membros da equipa, mas sim continuar a motivá-los. A transparência é, assim, indispensável.
- Os membros de uma equipa definem metas ou objetivos mensuráveis e concretos. As tarefas que devem ser realizadas para alcançar os objetivos são priorizadas e processadas passo a passo.
- Sem reuniões regulares, não é possível. Para manter a transparência, o nível de desenvolvimento deve ser regularmente verificado e, dependendo do mesmo, devem ser inferidos outros passos ou, se necessário, redefinidos.
- Cada equipa ágil controla os seus próprios progressos.
Desde quando existe trabalho ágil?
Bem, é claro que, em tom herético, podemos dizer “desde sempre”, porque até a construção de uma casa é ágil, por exemplo. No entanto, do ponto de vista científico, considera-se que as primeiras teses e debates acerca do trabalho ágil foram publicados nos anos 50 e 70. O chamado “Manifesto ágil” foi publicado em 2001. Este abrange sobretudo o trabalho de programadores de software, que procuram oportunidades de organizar projetos complexos de TI. Daí surgiram os princípios básicos do trabalho ágil.
Porquê ágil?
Quais são as vantagens do trabalho ágil?
- O trabalho ágil é muito eficiente
- No âmbito dos processos ágeis, é possível reagir rapidamente a alterações
- Um produto ou uma situação melhora continuamente; soluções provisórias rápidas conduzem ao resultado final
- Os colaboradores qualificados e motivados vêm os resultados rápidos do seu trabalho e mantêm-se, dessa forma, motivados
Atenção: o requisito para este efeito é que uma empresa promova e implemente a agilidade sem a impor. Pois sem os colaboradores, não se consegue. Para as chefias, isso implica confiar e abdicar do controlo e para os colaboradores, assumir a responsabilidade e trabalhar em equipa.
Quais são as desvantagens do trabalho ágil?
- Por norma, o produto final ou a experiência do utilizador final não são o foco do trabalho de uma equipa ágil. Dependendo da complexidade do caminho a percorrer até ao produto final, as soluções provisórias ágeis também podem fazer perder tempo.
- Em grupos de empresas orientadas de forma tradicional e conservadora, o princípio do trabalho ágil pode colidir com os processos formais normalizados da empresa. A ação ágil dos colaboradores raramente funciona em harmonia com as orientações e o controlo permanente dos superiores.
- Alguns colaboradores preferem cumprir as orientações dos superiores e não se sentem bem com um nível elevado de responsabilidade.
Tornar-se ágil
Como se implementa o trabalho ágil numa empresa?
A implementação de métodos ágeis numa empresa é um processo de aprendizagem para todos os envolvidos. Por esse motivo, muitas empresas recorrem a aconselhamento externo. As estruturas organizacionais ágeis devem desenvolver-se lentamente. Uma empresa deve evoluir nesse sentido, o que leva o seu tempo e é também, de certo modo, um processo ágil.
Em primeiro lugar, deve ser criado na sua empresa um entendimento uniforme de agilidade. Na implementação dos processos ágeis, a maior parte das grandes empresas recorre aos colaboradores que já se fizeram notar no passado graças a um alto grau de iniciativa própria e à disponibilidade para assumir responsabilidades. Tais colaboradores são ideais para as equipas ágeis.
Nos primeiros passos, tanto o departamento de recursos humanos, como também os quadros superiores devem participar nas primeiras reuniões de equipa, para acompanhar e observar, mas não para tomar decisões. A chamada retrospetiva é um encontro que decorre, por norma, a cada duas ou quatro semanas, e que é especialmente útil, uma vez que serve para debater o que correu bem e o que correu menos bem.
Qual é a base de um processo ágil?
Estes três procedimentos estão incluídos em todos os processos ágeis:
- Reuniões regulares/diárias: as chamadas “reuniões de pé”, regra geral, não duram mais de 15 minutos e podem ser feitas diariamente. De acordo com o tema de trabalho e a necessidade do grupo, também pode ser um encontro semanal de uma hora. Deve ser discutido em equipa aquilo que cada um precisa para alcançar os seus objetivos e o que pode ser feito para apoiar os outros.
- Transparência: num painel de comunicação, é apresentado de forma clara a todos os participantes o tema em que cada um está a trabalhar, o que já está resolvido e o que ainda está em aberto. No caso de haver problemas que dificultem a resolução de uma tarefa, estes devem ser aí afixados. Para isso, normalmente é utilizado um quadro Kanban. Pode criar um com o auxílio de um quadro de pinos e post-its ou pode trabalhar com quadros de planeamento.
- Retrospetiva: regularmente são realizadas reuniões nas quais é recapitulado o que correu bem e o que correu mal. Devem ser tomadas medidas para resolver os aspetos negativos. Por isso, são elaboradas abordagens de melhoria que devem ser implementadas de imediato.
Como funciona o trabalho ágil num projeto?
Os projetos são particularmente adequados para testar os métodos de trabalho ágeis. Com estes procedimentos, também os seus projetos se tornam mais ágeis:
- Passo a passo: divida os projetos maiores em subprojetos pequenos, também chamados de “Sprints”. Os resultados podem ser publicados, o que permite avaliar o respetivo sucesso. Cada subprojeto corresponde a uma tarefa do quadro Kanban. Se colocar os subprojetos segundo uma determinada ordem lógica porque se baseiam uns nos outros, está automaticamente a estabelecer prioridades para o calendário dos projetos ou a criar o chamado mapa de projetos.
E mais: num subprojeto, podem ser encaixados vários conjuntos de tarefas. Por isso, os participantes do projeto fazem frequentemente os seus próprios pequenos quadros Kanban para registar o progresso das suas tarefas pessoais. - Manter-se flexível: para poder responder sempre rapidamente às exigências em mudança dentro de um projeto, é também sempre planeado concretamente apenas o próximo subprojeto e, em alguns casos, ainda o seguinte. Tudo o que vem depois está registado de forma aproximada, mas os detalhes ainda não estão definidos.
- Mudar de perspetiva: em tudo o que é planeado e executado no projeto e no subprojeto, o foco é o cliente ou o utilizador. Coloque sempre a si próprio questões como: “Como posso ajudar o meu cliente para que ele...”, para que ninguém perca de vista o sentido e a finalidade do projeto.
Métodos ágeis
Qual é a estrutura de uma gestão ágil?
Estabeleça uma estrutura de gestão ágil quando tiver a certeza de que pretende utilizar processos de trabalho ágeis na sua empresa. Ou seja, a definição de uma estrutura ou quadro é sempre precedida da introdução dos métodos ágeis com grupos-piloto. Estes podem ajudá-lo a criar a estrutura para a sua empresa com as suas experiências. Basicamente, existem duas estruturas de métodos, sendo também ambas utilizadas na maioria dos casos: Scrum e Kanban. Em conjunto com os seus grupos-piloto, defina em que casos deve ser utilizado cada quadro.
No desenvolvimento de software existe uma série de outros métodos que abrangem especialmente esta área de trabalho. Estes não são tão adequados para a aplicação em outras áreas como o marketing e a gestão de produtos ou conteúdos.
O que é a tecnologia Scrum?
Em alemão, Scrum significa algo como reboliço ou agitação. Faz sentido, pois o Scrum tem por base o pressuposto de que geralmente, a maioria dos projetos é muito complexa. Acontece tanta coisa, que se torna difícil disponibilizar um plano de projeto abrangente desde o início. Portanto, o método Scrum descreve a agitação de uma equipa pequena que trabalha em colaboração intensiva. Baseia-se no desenvolvimento coordenado e por etapas (incrementalmente), bem como na repetição (iterativamente) das subtarefas de um projeto, aproveitando a experiência adquirida (empiricamente).
O método Scrum tem por base três princípios básicos: a transparência, a verificação e a adaptação. Isto significa que todos os participantes estão sempre informados acerca do estado do projeto e também acerca dos possíveis problemas que podem impedir o progresso do mesmo. É verificado regularmente se os passos de trabalho planeados ainda fazem sentido. E, se necessário, o plano de desenvolvimento é adaptado a novas exigências.
O Scrum consiste num grande projeto dividido em vários subprojetos. Dentro de um subprojeto, devem ser cumpridas as tarefas. Estas tarefas são executadas ao longo de um determinado período de tempo, o chamado Sprint, por uma equipa.
Para que os procedimentos em conformidade com as regras possam ser cumpridos dentro de um processo Scrum, existem funções fixas dentro da equipa Scrum.
Quais são as funções existentes num projeto Scrum clássico?
No desenvolvimento de software existem cinco funções típicas que devem estar sempre presentes para o sucesso de um projeto ágil:
- Scrum Master: é praticamente o guardião do quadro ágil. Simultaneamente, é o parceiro de contacto da sua equipa de desenvolvimento. Conhece o contexto e os vínculos de um projeto, aconselha a equipa e tenta evitar interferências externas desnecessárias. O seu parceiro de confiança mais importante é o Product Owner. Em conjunto com este, define as tarefas dentro de um subprojeto.
- Product Owner: define os objetivos dos subprojetos nos chamados Sprints para a equipa do projeto. Este deve assegurar-se de que todos os envolvidos compreendem as exigências. Uma vez que é o responsável pelo projeto, também cria os conjuntos de tarefas individuais dentro de um subprojeto. Ou seja, o Product Owner estabelece prioridades para as tarefas, definindo qual a tarefa mais importante e quais podem ser realizadas mais tarde.
- Subject Matter Expert: é praticamente a pessoa que detém os conhecimentos acerca de determinados temas. E, uma vez que não é apenas uma pessoa que sabe tudo, mas sim várias, na gestão ágil dos projetos também se fala do chamado Subject Matter Group. Os membros deste grupo são maioritariamente aqueles que impõem as exigências ao Product Owner, que as regista, as discute com a equipa de implementação e estabelece as respetivas prioridades.
- Business Owner: é aquele que essencialmente torna um projeto possível. De certa forma, é o “patrocinador principal”. No entanto, transmite a responsabilidade ao Product Owner. Este deverá recorrer ao Business Owner se necessitar de mais apoio, principalmente de natureza financeira.
- Equipa de desenvolvimento: são as pessoas que trabalham efetivamente no projeto e implementam as exigências segundo as prioridades definidas previamente pelo Product Owner.
O que significa Kanban?
O Kanban permite-lhe tornar visíveis e priorizar as exigências definidas para a sua equipa do projeto, bem como representar o progresso durante o processamento das mesmas. Cada tarefa é registada num cartão.
Procedimento:
Comece por colocar todos os cartões numa coluna: o chamado Backlog ou a sua lista de tarefas, cujas prioridades apenas têm de ser definidas no próximo passo.
Na coluna ao lado, organize apenas as exigências que têm prioridade e que devem ser resolvidas primeiro. Iremos chamá-las "a processar".
Agora, cada um dos colaboradores da equipa recebe uma destas tarefas. Geralmente, os membros individuais da equipa decidem que tarefas irão assumir.
Quando uma tarefa for concluída, o cartão de "a processar" deve ser colocado na próxima coluna, "resolvido".
Se houver muitos cartões pendentes em "a processar", tal é visível para todos e é possível intervir imediatamente e desenvolver soluções necessárias para a implementação da tarefa.
Além disso, cada projeto consiste essencialmente em tarefas únicas ou conjuntos de trabalhos. Por isso, pode utilizar o método Kanban para todos os projetos e combiná-lo com outros métodos.
Qual é diferença entre Scrum e Kanban?
Fundamentalmente, ambos os quadros têm processos semelhantes. Contudo, o Scrum é sujeito a regras mais rigorosas, ou seja, os procedimentos são obrigatórios. As funções atribuídas dentro de uma equipa acarretam um grau mais elevado de responsabilidade e os prazos comunicados não são negociáveis. Por oposição, o Kanban permite maior liberdade. O objetivo é oferecer transparência. Uma tarefa de trabalho pode ser adiada para a semana seguinte sem que tal implique ter de estabelecer novas prioridades do zero. O Kanban também é mais informativo, mas algo menos organizado do que o Scrum.
Nota: em muitas empresas, são frequentemente utilizadas combinações do Scrum e do Kanban. Estas desenvolvem-se automaticamente a partir de passos de trabalho ágeis. E também existe um nome para essas combinações: Scrumban.