Moderar
Como apresentar.
Freneticamente empurra as folhas para trás e para a frente, para cima e para baixo, e novamente de trás para a frente. Nervoso, pega na bolsa e remexe-a, tirando um marcador. Agora, sublinha, marca, pontilha. Peter é bom na sua profissão. O ponto fraco? Tem dificuldade em transmitir os seus conhecimentos técnicos a terceiros.
Como iniciar uma apresentação? Como emocionar a plateia?
Sabemos que há realmente bons materiais de apresentação, com os quais é fácil ilustrar o seu tema. Mas também sabemos que estas ferramentas não fazem muito sem um super moderador. Assim sendo, também queremos que receba tudo o que é necessário para uma apresentação bem sucedida: ferramentas de estilo linguístico e exemplos práticos são tão importantes como os produtos da nossa loja.
O pior caso.
Peter não tem, aparentemente, respostas para as nossas perguntas iniciais. Mostra-nos como não funciona: ele começa com uma citação demasiado longa, sem referência ao tema real. Usa quase exclusivamente termos técnicos que nem todos entendem. Lê um longo texto a partir de um slide do PowerPoint.
E não percebe que a plateia está a adormecer.
O melhor caso.
1. Introdução.
Se pretender efetivamente anunciar do que trata no seu discurso, deve, então, dividi-lo em três pontos simples: problema, ideia, solução.
“O nosso sistema de gestão de produtos está desatualizado. Temos, portanto, procurado e comparado as melhores alternativas. Um sistema destacou-se como sendo o vencedor claro e eu irei, hoje, mostrar o porquê.”
2. Surpresa.
Se surpreender, rapidamente atrai a atenção de toda a plateia.
- Entre em diálogo com o seu público, coloque questões ou solicitações para uma contribuição para o tema. “Como lidam com o seu sistema de gestão de produtos? Existe algo que poderia ser melhorado?” O quadro branco ou o flip-chart proporcionam ideias aos participantes se pegar nestes pontos mais tarde no seu discurso e mostrar que teve estes mesmos pensamentos.
- Estimular a fantasia: “Imagine que vive no século XXII. Como acredita que pode encomendar e vender no futuro?” Os ouvintes têm agora a oportunidade de desempenhar um papel ativo e mentalmente verem-se envolvidos na questão, antes de uma apresentação das suas soluções.
- Choque-a com um “cenário de Worst-case”: “Se não conseguirmos mudar o nosso sistema agora, teremos apenas metade das receitas dentro de cinco anos.” Pelo menos, agora, devem todos ficar cientes de que o tema é controverso e importante.
3. Promessa.
Há que ter atenção às promessas. Se conseguir, uma promessa é uma coisa boa: “Depois desta apresentação terá todo o gosto em trabalhar com o nosso novo sistema!” Se não conseguir, nada acontece.
4. Frase de iniciação.
Comece com uma tese central. Por exemplo, Steve Jobs anunciou o primeiro iPhone em 2007: “Hoje, a Apple reinventa o telefone.” Este tipo de frases de iniciação têm o caráter de um título sobre todo o tópico da apresentação.
Aperfeiçoe o seu discurso.
Peter não é realmente um orador nato. Além de uma discurso mais técnico e de engasgar muito, perde-se em adjetivos, substantivos derivados e frases longas e complexas. Se ele se adequar a ferramentas de estilo linguístico simples, a sua audiência ficará menos entediada.
Também não é crucial que seja um apresentador de topo para trabalhar com as seguintes regras:
1. Curto e conciso.
Tente não usar mais do que 150 carateres para frases introdutórias ao tema! Quanto mais curto e conciso, melhor a audiência irá se lembrar de si. Frases curtas são rapidamente levadas para o papel ou para o quadro branco. “A nossa empresa precisa de se manter competitiva. Assim sendo, conheça agora o sistema de gestão de produtos do futuro!”
2. Problema e solução.
Empresas concorrentes, situações económicas debilitadas ou problemas técnicos. Estas são as pedras que precisam de ser movidas? E deve, depois, proceder de forma plástica. Aponte quais as consequências negativas que podem acontecer com esses “inimigos” e deixe que a sua solução fique a pairar no ar como um “herói”.
Para Willy Brandt, o muro era, por exemplo, antes do final da RDA, um inimigo. “Berlim irá sobreviver e o muro irá cair. A propósito, queridos amigos, um pedaço de uma construção horrorosa, um pedaço de uma monstruosidade histórica.” E nós sabemos hoje: aqui foram realmente movidas pedras.
3. Vantagens e factos.
Naturalmente que os detalhes técnicos e os processos são importantes, mas o mais importante é saber como isto ressoa na sua audiência. Então, se deixar claro exatamente o que a sua audiência traz relativamente a estes temas, esta irá perceber como tudo funciona. Estas vantagens devem permanecer visíveis no espaço, por exemplo num flip-chart ou num quadro de cortiça.
4. 1, 2 e 3.
As instruções, que são divididas em três partes, são mais fáceis de seguir. A atenção da audiência é, geralmente, mantida até à terceira parte.
Steve Jobs já apresentou um iPhone segundo a regra 1, 2 e 3: “Hoje vamos apresentar três produtos revolucionários.” Na verdade, era apenas um produto com três funções, mas essas três funções nunca mais ninguém as esqueceu: ouvir música, fazer chamadas telefónicas, navegar na Internet. Nasceu o smartphone.
5. Vendas e sonhos.
Venda sonhos! Não venda, assim sendo, o novo sistema de gestão de produtos, mas sim a promessa de processos de encomenda mais leves, um maior volume de negócios ou um maior registo de dados.
6. Texto e imagem.
Abstenha-se de se repetir. Prefira usar imagens que permanecem na memória. Para palavras-chave, pontos temáticos e benefícios também pode usar painéis de apresentação. Se apresentar mais vezes, crie uma mala para conferência para que tenha, sempre, todos os materiais à mão.
7. Factos e comparações.
A audiência nem sempre retém discursos muito prolongados. Quanto mais apresentar dados numéricos, mais tem de procurar encontrar analogias ou comparações que tornem os dados relevantes para a audiência.
Heinz Smital da Greenpeace usa, num discurso seu contra o uso de energia nuclear, a seguinte comparação: levantou um copo de água cheio até três quartos e disse que esse valor em Césio-137 era o suficiente para contaminar metade da área da Alemanha.
8. Simples e direto.
Devem ser evitados jargões, palavras longas e muitos adjetivos. Uma linguagem clara, simples e direta é mais eficaz.
9. Emoção e paixão.
Tem imagens, vídeos, anedotas que se encaixem no tema e desencadeiam emoções? Alegria, entusiasmo ou tranquilidade? Depois, defina uma que contenha informações importantes. Esta ficará ligada a um momento que nunca irá esquecer.
One more thing.
O hábito faz o monge, pensa Peter. Assim sendo, uma falha na apresentação como descrito, é algo que ele não quer experienciar. Então, usa a ferramenta de estilo linguístico que pensa ser a melhor e constrói o conteúdo da sua próxima apresentação. Ensaia os discursos ao espelho e à frente da família e, por fim, mostra também a alguns colegas. Desenvolveu o seu próprio estilo e moderar começa a ser divertido. Então, Peter assume a proposta de Steve Job “Fique com fome, fique louco!”.