O escritório ágil: a forma de tomar melhores decisões para um futuro de sucesso
Quer seja no armazém, no departamento de produção e desenvolvimento ou na gestão de clientes: nunca foi tão importante conseguir tomar rapidamente as decisões certas. Se orientar as suas reuniões, procedimentos e equipamento empresarial segundo o princípio do trabalho ágil, o seu sucesso na conquista de clientes, inovações e sustentabilidade está garantido.
A incerteza como princípio de design: porque preciso de um escritório ágil?
Todos falam sobre o trabalho ágil e os conceitos como o Scrum. Porque o avanço da digitalização está a revolucionar os métodos de trabalho e estruturas empresariais conhecidos, em todos os setores e em todos os tipos de empresas.
Onde anteriormente o cenário era de longos prazos para os projetos, exercícios financeiros previsíveis e unidades de execução claramente delimitadas, hoje o mundo empresarial tem de lidar com a incerteza, ciclos de desenvolvimento e de produto cada vez mais curtos, maiores exigências das partes interessadas e a comunicação permanente e o sincronismo da economia digital.
Nestas condições, os procedimentos de projetos e de trabalho tradicionais dificilmente têm bons resultados. A indústria de software foi a primeira a reconhecer esse facto e criou um método de desenvolvimento de produto ágil com o Scrum, que foi adotado como modelo para todas as estruturas empresariais e para todos os procedimentos de projetos em grande escala.
As empresas ágeis distinguem-se por um nível máximo de flexibilidade e por um raciocínio em redes:
- Várias etapas do projeto são processadas em (sub)equipas em paralelo e o planeamento dos procedimentos é constantemente adaptado
- Os participantes no projeto assumem diferentes funções em equipas interdisciplinares e podem realizar tarefas de forma flexível
- Graças às subtarefas claramente definidas (em termos de conteúdo e de tempo) com conteúdos ainda em aberto em termos de resultados, o tempo necessário para os projetos e as tarefas é minimizado e a qualidade dos resultados aumentada em simultâneo
- As alterações, os imprevistos ou novos contributos são antecipados e resolvidos de forma flexível e transparente
- Uma comunicação permanente com todos os envolvidos e com os clientes evita desenvolvimentos indesejáveis ou pressupostos incorretos
Para todas estas características, as estruturas de escritório tradicionais com postos de trabalho fixos, escritórios individuais e sistemas de apresentação antediluvianos são, como se pode imaginar, inadequadas. Porque apenas se todos os envolvidos no processo estiverem sempre bem informados é possível criar uma sinergia entre os fatores individuais da empresa ágil. É por isso que o escritório ágil deve ter elementos de design que promovam os princípios Scrum e Agile:
- Planeamento de espaço aberto e flexível para poder organizar as equipas do projeto e facilitar uma comunicação mais rápida
- Auxiliares de visualização e de apresentação em todos os locais de reunião
- Diferentes locais de reunião para comunicação formal e informal (sala de conferências vs. balcão)
- Diferentes ofertas de postos de trabalho (secretária, espaços lounge, posto de trabalho em pé) para diferentes etapas do projeto
- Combinação ideal de auxiliares de visualização e de apresentação analógicos e digitais
O Scrum no escritório ágil: menos reuniões, mais resultados
O sucesso do conceito Scrum baseia-se na constatação de que não é possível planear desde o início o sucesso dos resultados de um projeto. Pelo contrário, é desenvolvida uma visão do resultado com base na análise consistente das necessidades do cliente.
Esta visão, que se reflete num planeamento de nível superior (o chamado Product Backlog), é constantemente adaptada às condições reais através de resultados intercalares e considerações detalhadas ou etapas do projeto (Sprint Backlog) no decurso do desenvolvimento.
Por outras palavras: os projetos com um elevado nível de complexidade não se tornam menos complexos, mas através da divisão em subetapas, da atribuição clara de funções e das técnicas de documentação e de visualização certas, tornam-se mais tangíveis e concretizáveis.
Um elemento central do Scrum são quatro reuniões, chamadas de eventos, em que os membros da equipa Scrum partilham o seu trabalho e os respetivos resultados com os colegas e outros participantes importantes. A característica especial destas reuniões é o seu elevado grau de formalização:
- Cada evento tem um tema específico e, consequentemente, conteúdos definidos com precisão
- Cada evento centra-se exclusivamente nesse tema
- Cada evento tem um limite de tempo obrigatório, que não é ultrapassado
- Cada evento está integrado de forma fixa no plano de procedimento do projeto
Tão simples que estas regras soam e tão revolucionárias que são em relação à cultura típica das reuniões. Especialmente na fase inicial do caminho para uma organização ágil, é necessário um moderador firme e um orientador que direcione a transição. No Scrum, essa função é chamada Scrum Master.
Este é responsável não só pela boa evolução do processo, mas também pelas condições necessárias para os quatro tipos de reuniões diferentes. E tal inclui também o equipamento de escritório.
Equipamento de escritório para um trabalho ágil: quatro cenários, quatro requisitos relativamente ao equipamento
Embora os quatro tipos de reuniões, de acordo com o Scrum, representem apenas uma parte do método de trabalho ágil, são um exemplo perfeito da forma como as condições definidas, o equipamento e as decisões interagem numa empresa moderna.
No Sprint Planning, é realizado um esboço do passo seguinte do projeto (Sprint) sob a forma de objetivos e tarefas (Tasks). Este encontro entre todas as funções na estrutura Scrum (o tomador de decisões, chamado Product Master, a equipa que é o Team e o Scrum Master) dura no máximo duas horas por semana de Sprint e deve ter lugar numa sala dedicada ao projeto equipada de forma ideal, com espaço de trabalho suficiente e sistemas de apresentação modernos.
O Daily Scrum é uma reunião inicial diária da equipa Scrum com o Scrum Master. Dura apenas 15 minutos no máximo e destina-se a registrar o que foi ou não concretizado no dia anterior e como será o próximo dia de trabalho. Estes encontros são realizados de pé para cumprir a brevidade necessária. Um balcão é um ponto de encontro perfeito para esta finalidade e um quadro de tarefas para a apresentação clara das tarefas resolvidas e pendentes é praticamente obrigatório.
A Sprint Review tira uma conclusão provisória no final de um Sprint. A característica especial desta etapa é que é solicitado o feedback do cliente sobre o estado atual do produto/projeto e utilizado para planear a próxima etapa. Esta reunião, com a duração máxima de uma hora por semana de Sprint, deve ter lugar numa sala de conferências representativa e adequada, que transmita ao cliente uma impressão positiva da empresa. A utilização de tecnologia de ponta para apresentação e moderação também é essencial.
Embora a retrospetiva do Sprint também se destine a tirar conclusões sobre o último Sprint, é um assunto interno da equipa, que diz respeito ao método de trabalho da equipa e é espaço para críticas e autorreflexão. Este encontro de 45 minutos deve ter lugar num ambiente apelativo e protegido, longe do próprio posto de trabalho e das salas de reuniões “oficiais”. Os recantos lounge com mesas para cafetaria e cadeirões são uma opção adequada para este caso.
Tudo preparado para o escritório ágil? E assim se cria uma empresa moderna
A combinação ideal de auxiliares de visualização e de apresentação analógicos e digitais no escritório ágil não deve ser subestimada. Com a visualização e a comunicação como fator essencial de organização, os conjuntos de quadro branco e de flip-chart clássicos adquirem um significado novo.
Tal como o chamado quadro de tarefas, baseado nos princípios do quadro Kanban, o quadro branco é um auxiliar de visualização simples, no qual é possível desenvolver e atribuir tarefas diárias ou secções de planeamento maiores.
Deste modo, estes devem ser disponibilizados de forma bem visível para poderem ser utilizados nos locais de encontro (diário) das equipas – portanto, não apenas na sala de conferências ou no escritório individual, mas também ao lado de um balcão ou local de reunião.
Naturalmente, o escritório ágil vive da ligação em rede digital. O planeamento e as documentações são elaborados de forma colaborativa em ferramentas digitais. É por isso que a tecnologia móvel é tão importante: tablets, computadores portáteis e smartphones.
No escritório ágil, estes podem ser complementados com auxiliares de apresentação e de trabalho, como o expositor de mesa para tablet GO-TO™ ou o kit da Capture APP, que permite digitalizar imagens analógicas de quadros brancos na perfeição.
Expor em termos claros no futuro: moderar melhor significa agir melhor
O lema do trabalho ágil é: falar menos, dizer mais e fazer mais. Um componente importante da organização ágil são, portanto, as formações em comunicação e uma nova cultura de reunião. Tudo isto requer prática, contributos e tempo.
Temos todo o gosto em ajudá-lo também de forma personalizada a escolher o equipamento certo para o seu escritório ágil. Não hesite em contactar-nos.
